Atos

SRQ124758 - Afdelingssecretaresse

Work location:
Huis van de Stad Burgemeester Jamesplein
Starting date:
04.03.2019
Ending date:
28.06.2019
Hours per week:
28

De organisatie
De gemeentelijke organisatie in Gouda kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente Gouda, verdeeld over diverse afdelingen en projecten.­
 
Wegens zwangerschapsverlof van de huidige medewerkster is de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO) op zoek naar een tijdelijke managementassistent. Hoewel de functie binnen de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning valt, worden de werkzaamheden van deze functie voor andere afdelingen uitgevoerd.
 
Binnen de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning vormen de 9 managementassistenten samen een secretaressepool.
 
Inhoud van de functie
Het zelfstandig verrichten van (complexe) werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van het afdelingshoofd, projectleiders en de medewerkers van de afdeling, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.
 
Wat ga je doen?
Algemeen:
  • maakt en bewaakt afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en andere medewerkers;
  • fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning;
  • geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een vertrouwelijk karakter aan het afdelingshoofd en medewerkers;
  • plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen binnen de afdeling;
  • verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
  • is aanspreekpunt voor in- en externe contacten;
  • is onderdeel van de secretaressepool, wat inhoudt dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;
  • beheert het digitale archief van het afdelingshoofd;
  • maken van verslagen en/of besluitenlijsten van overleggen.
Wat breng je mee?
  Een MBO werk- en denkniveau
Vijf jaar relevante werkervaring
Een klantgerichte en collegiale instelling
Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken
Je kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht
 
Met wie heb je allemaal contact en hoe:
  • interne contacten met directieleden, afdelingshoofden en medewerkers
  • externe contacten, representatieve contacten met bezoekers, bellers etc.
  • de contacten zijn informerend en afstemmend van aard en vereisen kennis en inzicht in de werkprocessen en prioriteiten van de afdeling
  • behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip is voor jou daarbij vanzelfsprekend
Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP. De functie wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging is niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zzp'er / DGA. Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen dienen zich te laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, die dan de offerte indient.

< Go back to the overview of all orders